De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of GDPR: “General Data Protection Regulation”) is een geheel van Europese regels om de burger te beschermen rond gebruik van zijn/haar persoonsgegevens.

De GDPR is in werking sinds 24 mei 2016. De rechten en plichten die eruit voortvloeien zijn van toepassing vanaf 25 mei 2018. Organisaties, zoals ook de onze hebben dus de tijd tot die datum om zich in regel te stellen. Vanaf 25 mei 2018 moeten wij bij een controle of betwisting actief kunnen aantonen dat er volgens de nieuwe wetgeving werd gehandeld.

Elke organisatie, ook vzw’s en feitelijke verenigingen die persoonsgegevens gebruiken, opslaan of verwerken, vallen onder de regelgeving en moeten zich in orde stellen.

Kortom: ook onze volleybalclub moet hieraan voldoen.

Belangrijkste verplichting die de GDPR oplegt aan verenigingen, naast het bijhouden van een correct register (zie verder), betreft het opstellen van een zogenaamde ‘privacyverklaring’, welk document u bij deze leest.

Hoewel onze club – i.t.t. mogelijke andere verenigingen – weinig of geen gevoelige gegevens bijhoudt van haar leden (medische gegevens, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, geloofsovertuiging, etnische afkomst, lidmaatschap van vakbonden, enz.) geloven wij niettemin zeer sterk in de correcte behandeling van de weinige data die wij van onze leden opvragen en kennen. Uw privacy en tevredenheid is ons hoogste goed. Verwerking van uw persoonsgegevens is zodoende beperkt tot enkel die gegevens dewelke minimaal nodig zijn voor de doeleinden die nuttig zijn voor onze club (zie verder).

Welke gegevens houden wij van u bij? Behoudens naam, adres, e-mailgegevens, telefoonnummer en geboortedatum vragen wij van u eigenlijk geen info. Enkel van de jeugdleden die training volgen in onze club, is er een samenwerking met de medische sector waarbij bepaalde medische gegevens die van belang zijn voor het geven van de juiste training (bv. groeispurt = geen belastende sprongoefeningen), worden gedeeld. Bovendien is deze instap bij de aan onze club gerelateerde medici (Dr. Stijn BOGAERTS en kinesist Stijn VEREECKEN) geheel vrijwillig, zodat ook de informatie die wordt gedeeld met onze trainers daaromtrent, eveneens geheel vrijwillig tot stand komt.

Wij verwerken alleszins geen gevoelige gegevens, behoudens zijdelings medische informatie die van belang kan zijn voor uw trainingsarbeid. De algemene informatie rond uw persoonsgegevens hebben we als club nodig om ons ledenbestand accuraat te houden, u correct aan te sluiten bij de bond/liga, u te kunnen verwittigen van activiteiten/wedstrijden, het kunnen bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting), enz..

Voor minderjarigen gebeurt deze informatievergaring via – en met toestemming van – de ouders.

Het register (zie hoger) is een elektronisch, actief document waarin wij als vereniging deze gegevens stockeren. Het is een levend instrument dat evolueert naarmate de activiteiten van onze organisatie zich verder ontwikkelen. Nieuwe leden verschijnen in ons ledenregister. Wie geen lid meer is, verdwijnt onmiddellijk.

Dit register wordt bijgehouden en up to date gehouden door onze Raad van Bestuur zijnde Gio Havet, Thomas Janssens, Marc Stockmans, Ben Vicca en Johnny Cloetens.

Als organisatie staan wij er volkomen achter dat u op eenvoudige aanvraag daartoe, recht heeft op inzage en kopij van uw gegevens, aanpassing ervan waar deze onjuist zouden blijken, alsook tot onmiddellijke schrapping ervan na opzegging van uw lidmaatschap.
Bovendien dwingen wij niemand om enige gevoelige gegevens mede te delen, zoals reeds aangehaald. Als club schieten we daar trouwens niets mee op.

Indien u hierover meer inlichtingen wenst kan u één van de genoemde bestuurders aanspreken, of mailen naar info@volleysolveld.be